業務日誌 や 日報 を evernote で
2015/10/28
EVERNOTE で 日報 を !
ここ数ヶ月の間、試しに実行してきたのですが、 EVERNOTE で 業務日誌 や 日報 そして 引き継ぎノート などを運用する事がものすごく効率がよいと感じました。誰にでも簡単に出来る EVERNOTE での 日報 運用 方法を残しておきたいと思います。
業務日誌 は 重要 でも
フリーランスの方でなければ、大抵の人は業務において 業務日誌 や 日報 や 引き継ぎノート というようなものがあるのではないかと思うのです。営業日報や運行記録等、業務を他の人と協力して行う以上、いろんなことを引き継いで行く必要があります。この引き継ぎは非常に重要な連絡作業であると思います。いかに情報を引き継ぐか、そして残していくか、これは大きな財産となって残るはずです。それだけでなく、業務を行って行く上で情報を共有するということも大事なことです。これを大抵は紙媒体で行っているのではないでしょうか。
私の業務でも紙媒体による引き継ぎというものは長いこと行われています。そのスタイルも変わっていません。ハードカバーだったものをB5ノート形式に変更した程度でしょうか。
これもシンプルで使いやすいです。書く人によっていかようにでも使えますし、それこそ長く愛用されているだけあって便利だと思います。しかし個人的には欠点もあると思ってます。それは業務日誌を手にとらなければ読めないのです。
業務日誌を事務所や詰め所に置いておいて記入する。当たり前のことかもしれませんが、これは意外と不便なことではないでしょうか。業務日誌に記入するために事務所に戻らなきゃならないと感じたことは無いでしょうか。業務日誌を出先に持ちだして書いてしまえば楽じゃないかと感じませんか？でも業務日誌を誰かが間違えて持って帰ってしまったら？業務日誌の紛失なんてとんでもない！ありえないことです！また業務日誌に何か重要な事項を引き継ぐのに、写真や図を添付できたら楽なのにと思ったことありませんか？
すべて EVERNOTE で解決する
私が 業務日誌 を EVERNOTE への 切替をおすすめする理由は
- 紙媒体をやめることで多少のコスト削減になる
- いつでも閲覧することが可能
- どこでも記入することが出来る
- 過去の事例や症例を検索することが出来る
- 大抵のテンプレートに対応出来る
などが挙げられます。メリットはかなり大きいと感じていますし、どんな業種にでも適応出来ると思います。
EVERNOTE で 業務日誌 の メリット
いつでもどこでも
EVERNOTEで業務引き継ぎを行う最大のメリットはいつでもどこでもだと思います。紙媒体をやめることでコスト削減にはなりますけども、それはそんなに大きな金額ではありません。それよりも本社だろうが、支店だろうが、事務所だろうが、詰め所だろうが、移動中の新幹線でも、工事現場でも。とにかくインターネットに繋がる環境とPCかスマホがあれば業務日誌にアクセス出来るのです。
例えば工事現場だったら。現場で監督が一日の終りに日報をEVERNOTEに記入します。記入している最中から支店や本店ではその内容を確認することが可能です。日報のノートブックを作成するわけですが、各現場毎にノートブックを分けると良いと思います。1日1ノート作成し日報を記入。進行状況を明確にするにはリマインダー機能を利用しましょう。やることリストのノートを作成してチェックリストを作ります。作業写真をEVERNOTEに貼り付ける事も簡単です。
バスやタクシーの運行記録だって出来そうです。もともと利用している運行記録簿をもとに作成します。各ドライバーは運行記録をリアルタイムに記入して行くため、事務所での把握もし易いのではないでしょうか。それこそスマホやiPod touchをナビにして、EVERNOTEの端末にもしてしまえば良いと思います。
自分のような音響さんはどうしたらよいか。EVERNOTEで様々な催事毎にノートを作成し、そこで情報共有をします。チェックリスト等を予め作成しておいて、打合せ確認事項に漏れが無いようにします。ノート上に資料を貼り付けることも出来ますし、現場での資料写真をそのままEVERNOTEに貼り付けることも出来ます。
EVERNOTE が 財産になる
いつでもどこでも作成したノートはいずれどんどん蓄積されていきます。大量のノートは業務が続く限り増えていくのです。それは紙媒体の日誌でも同じではないでしょうか？過去何年かの業務日誌を保管しているところも多いのではないでしょうか。過去の事例っていうのは非常に役立ちますし、経験はかけがえのない財産になります。過去のトラブルシューティングや、過去の不具合を検索することで、今後に役立てることが出来ます。それはEVERNOTEに普通に記載していくだけでなく、タグ付けをうまくやっていくことで検索しやすくもなります。例えば毎年恒例になっている業務やイベント。昨年はどうだったのだろう、反省点、注意点などを書いておく、日付を元に日報などを検索する。こんなことがあったなどということを簡単に引き継ぐことが出来ます。担当者が退職してしまっていたとしても、しっかりとEVERNOTEを作成しておけば安心です。
業務日報 の 作り方 テンプレート
とても簡単です。今までエクセルやワードで作成していた方はそのファイルをご用意ください。紙媒体でやっていた方はサンプルになるテンプレートが有りますのでおこのみでダウンロードしてくるといいと思います。
書式の王様、まとめられてた、ビジネス書式テンプレート などなど
自分はエクセルで簡単な書式を作成しました。
これを保存したら
webページとして保存しましょう。するとhtm形式の書類が保存されますので、それをブラウザで開くと、エクセルの罫線は多少おかしくなってるかもしれませんが、一応それっぽいものが現れますので、それをそのままEVERNOTEにコピペ！
どうでしょう、あまり複雑なものは難しいかもしれませんが、シンプルな表ならば、わりとそのまま使えそうなテンプレートになってるのではないでしょうか
これだけであっという間にEVERNOTEのテンプレートが出来上がります。さらにこのテンプレートを毎日使いやすくするには、EVERNOTEのノート設定をリマインダーにすることで、常に上位に表示させる事が出来ますので、コピペしやすくすることも出来ますし、EVERNOTEからファイルに書きだして、毎回ファイルを開くという方法もあるのです。
まずは迷ったら無料プランでスタートしてもいいと思います。人数が多いとたくさんのevernoteアカウントを作成しないといけない、使い方を説明しなきゃならないという部分もあるかと思いますが、運用開始すれば一気に加速していきます。あえて個人で記録をつけるのではなく、皆で業務日報というスタイルで運用することで自分一人では長続きしなそうなことを続けていくことが出来るというメリットが大きいです。皆でアイデアを出し合って、皆で運用することでいいものが出来上がっていくのではないかと思います